اصول کاربردی کاهش و مدیریت هزینه ها در کسب و کار - وبلاگ وردپرس

به گزارش وبلاگ وردپرس، مهم نیست که شما یک شرکت عظیم را مدیریت می کنید یا این که تجارت و کسب و کار کوچکی دارید؛ در هر حال مدیریت هزینه ها در کسب و کار چیزی است که یک صاحب تجارت همواره به دنبال آن است. کاهش هزینه ها کار آسانی نیست؛ این کار احتیاج به خلاقیت و امتحان کردن شیوه های جدیدی دارد که شاید پیش تر هرگز آن ها را در نظر نگرفته باشید.

با این همه اگر شما نیز به عنوان صاحب یا مدیر یک کسب و کار، قصد کاهش و مدیریت هزینه های خود را دارید، در ادامه با ما همراه باشید. شاید روش ها و راهکارهای زیر؛ کارآمد و راهگشا باشند.

نکاتی برای مدیریت هزینه ها در کسب و کار در ابعاد کوچک

1. به درستی حساب های خود را مدیریت کنید

شما می توانید یک حسابدار خوب استخدام کنید یا از یک نرم افزار حسابداری حرفه ای بهره مند شوید. به هر صورت بسیار اهمیت دارد که درآمد و هزینه های جاری خود را به صورت دقیق ثبت نموده و آن ها را آنالیز و پیگیری نمایید.

2. هزینه های خود را مرور کنید

تمام هزینه های کسب و کار خود را از ریزترین تا عظیمترین ها، پیگیری نموده و ثبت نمایید. با ثبت هزینه ها و علم داشتن نسبت به تک تک آن ها، می توانید صرف هزینه ها و خروجی پول را مدیریت و تنظیم نمایید. شاید شما در این مرحله پیروز به کسر از هزینه ها شده و بعضی از آن ها را کاهش دهید.

مدیریت هزینه ها در کسب و کار

3. برای مدیریت هزینه ها در کسب و کار باید پیش بینی های مالی داشته باشید

پیش بینی های مالی کاملا شفاف، بسیار مهم هستند. این به شما یاری می نماید تا برنامه اصلی تجارت خود را با در نظر دریافت موانع احتمالی در آینده پیش بینی نموده و آن ها را زودتر رفع سازید یا حداقل راهکاری برای آن ها در نظر بگیرید.

4. در ارسال صورتحساب ها تعلل نکنید

اگر شما فروشنده کالا یا ارائه دهنده خدماتی هستید؛ به حتم حساب های خود را به سرعت و با دقت پیگیری نمایید. به موقع صورت حساب ها را ارسال نموده و شرایط پرداخت را طوری مشخص کنید که در حساب هایتان مسئله ای ایجاد نگردد.

همواره فاکتورهای ارسال شده به مشتری را پیگیری کنید تا پرداخت از طرف آن ها به موقع انجام گردد. می توانید برای یادآوری زمان پرداخت از ارسال ایمیل یا پیغام کوتاه؛ بهره مند شوید.

می توانید تفکیکی بین حساب های تجاری، تفریحی و خصوصی خود ایجاد کنید تا مدیریت و تنظیم آن ها، حرفه ای تر صورت بگیرد.

بیشتر بدانید: ایمیل مارکتینگ چیست و چرا اهمیت دارد؟

5. یک حساب تجاری جداگانه ایجاد نمایید

یکی کردن پول مربوط به کسب و کار با امور مالی شخصی؛ نوعی ضرر و زیان محسوب شده و دردسرهای مالیاتی را در پی خواهد داشت. بهترین راه این است که پول شخصی خود را در یک حساب جداگانه نگاه داشته و حساب شرکت را کاملا مجزا سازید. به این صورت مدیریت هزینه ها نیز به شکلی بهتر صورت خواهد گرفت.

6. وام ها را پیگیری نمایید

اگر برای راه اندازی یا پیشرفت کسب و کار خود، وامی دریافت نموده اید برای بازپرداخت آن پیگیری صحیح داشته باشید. زمانی که کسب و کار شما آغاز به درآمدزایی کرد، سعی کنید وام را پیش از آن که سود زیادی به آن تعلق بگیرد؛ تسویه نمایید. این به کاهش هزینه های خروجی شما یاری زیادی خواهد نمود.

7. حتما ابتدا به خود پرداختی داشته باشید

این به معنای آن نیست که کل سود شرکت را بیرون کشیده و در حساب شخصی خود بریزید. اما حتما هر ماه برای خود مبلغی را در نظر گرفته و آن را به عنوان حقوق خود از چرخه مالی سازمان خارج کنید. این به شکلی بخشی از سود را به صورت ایمن از دور کسب و کار خارج ساخته و در حساب شخصی شما امن نگاه می دارد.

مدیریت هزینه ها در کسب و کار

8. مالی عمل کنید

حقوق و دستمزد خود را در حداقل قرار دهید. به یاد داشته باشید که مالی عمل کردن و صرفه جو بودن، فرصت های بیشتری را در آینده به شما ارائه خواهد داد. آن چه در حال حاضر صرفه جویی می کنید، در ماه های آینده انعطاف پذیری فزونی به وجود می آورد.

9. هزینه سفرهای کاری را به حداقل برسانید

احتمالا شما در فرآیند کسب و کار خود، احتیاج به سفرهای کاری پیدا خواهید کرد. سعی کنید که هزینه سفرهای خود را تا حد امکان پایین نگاه دارید. تنظیم زمان سفر با وقت جلسات، می تواند از هزینه های هتل شما بکاهد. به علاوه ضروری است که از اسکان در هتل های مجلل و گران قیمت خودداری کنید و به این شکل بخشی از بار هزینه های خود را کاهش دهید.

مدیریت هزینه های کسب و کار در ابعاد عظیم

10. هزینه های حقوقی را مدیریت کنید

با وکیل شرکت صحبت نموده و هزینه های حقوقی را به حداقل برسانید. انتظارات خود از وکیل را به صورت دقیق بیان نموده و مقرون به صرفه ترین صورت حساب را از وی مطالبه نمایید.

11. در زمان توسعه محتاط و دقیق باشید

اطمینان حاصل کنید که توسعه سازمانی عاقلانه و محتاطانه انجام گردد. فشار زیاد و تزریق زیاد پول به صورت سریع، می تواند فاجعه بار باشد!

12. بازاریابی و روابط عمومی خود را کنترل کنید

بازاریابی و روابط عمومی، نقش پررنگی در پیروزیت کل سازمان دارند. برای این که هزینه ها هدر نرفته و بازخورد خوبی داشته باشید، باید استراتژی های بازاریابی را هدفمند سازید.

13. به جای خرید، به اجاره روی بیاورید

اگر به ملک یا تجهیزاتی احتیاج دارید، می توانید برای کاهش و مدیریت هزینه ها در کسب و کار به جای خرید، از اجاره کردن بهره مند شوید. به علاوه اجاره به شما یاری می نماید تا از هزینه های تعمیر و نگهداری درازمدت رهایی یابید.

14. از وام های کم بهره بهره ببرید

این اشتباه عظیمی است که صبر کنید تا مسائل هجوم آورده و سپس به وام دریافت روی بیاورید. پیش از آن که مسائل مالی عظیم شوند، وام دریافت نموده و بودجه خود را در شرایط ایمنی قرار دهید. وام های تجاری، در بسیاری از اوقات نجات بخش کسب و کارهای کوچک و عظیم هستند.

مدیریت هزینه ها در کسب و کار

15. مطمئن شوید که سرمایه کافی دارید

حتما ضروری است که هزینه های سه ماه آینده خود را در بودجه داشته باشید. نبود سرمایه کافی در کسب و کارها، آن ها را به شدت به سمت نابودی و شکست می کشاند. طوری برنامه ریزی کنید که گویی قرار است در چند ماه آینده درآمدی نداشته باشید.

16. برای مدیریت هزینه ها در کسب و کار خود، زیاد و زودهنگام خرج نکنید

قبل از ورود درآمدهای خالص و واقعی، به خرج کردن روی نیاورید. احتیاجی نیست که خیلی زود یک اتومبیل گران قیمت بخرید و یا خرج های سنگین داشته باشید. شکیبا باشید و اجازه دهید چرخه مالی روی روال صحیح خود قرار بگیرد.

روش های کاهش هزینه های کسب و کار

در اینجا به روش هایی برای کاهش هزینه های کسب و کار اشاره می کنیم.

1) کمتر پرینت بگیرید

چاپ یا پرینت کاری ارزان قیمت نیست. برای چاپ کردن به منابع و تجهیزات زیادی احتیاج است. کارتریج های جوهر پرینترها، ارزان نیستند و کاغذ نیز قیمت نسبتا بالایی دارد. جایگزین کردن ماهیانه کارتریج های پرینتر هزینه بردار خواهد بود. به همین دلیل پرینت دریافت را به حداقل برسانید. به راستی در بسیاری از مواقع احتیاج مبرمی به پرینت نیست. در حال حاضر دنیای آنلاین و ابزار کامپیوتری ذخیره سازی را به سهولت انجام داده و احتیاجی به بایگانی کردن به شکل کاغذی، وجود ندارد.

2) از بازاریابی اینترنتی بهره ببرید

به جای هزینه کردن میلیون ها تومان در تبلیغات تلویزیونی یا بیلبوردهای تبلیغاتی، می توانید از موتورهای جستجو برای ایجاد ترافیک در وب سایت های خود استفاده نمایید. فیس بوک، توییتر، اینستاگرام و وبلاگ ها، می توانند مشتریان زیادی را برای شما به همراه داشته باشند. این روش ها نسبت به رسانه های چاپی، فوق العاده ارزان تر هستند. بازار هدف خود را مطالعه نموده و دریابید که چه روشی برای تبلیغات آنلاین، پاسخگوتر خواهد بود.

همچنین بخوانید: گوگل بیزینس چیست و چه کاربردی دارد؟

3) برای مدیریت هزینه ها در کسب و کار باید کارورزان را استخدام کنید

در صورتی که برایتان میسر باشد، استخدام کارورزان و مبتدی ها با پرداخت حقوق کمتری همراه خواهد بود. البته این مورد در مورد پست های تخصصی صدق نمی نماید و نباید کیفیت کار را فدای چنین چیزی کنید.

مدیریت هزینه ها در کسب و کار

4) کمتر سفر کنید

امروزه می توان بسیاری از جلسات را روی اسکایپ یا سایر ابزار آنلاین اجرا نموده و از بسیاری سفرهای غیرضروری اجتناب کرد. این سفرها برای شما هزینه بردار بوده و ضروری است که از انجام آن ها تا حد امکان خودداری نموده یا طول زمان سفر را کوتاه نمایید.

5) به کارمندان خود اجازه دهید دورکاری داشته باشند

سعی کنید که به کارمندان خود اجازه دهید حداقل یک بار در هفته، در منزل کار نمایند. این کار مزایای زیادی برای شرکت به همراه خواهد داشت؛ صرفه جویی در منابع انرژی و … . همچنین در آینده ممکن است بتوانید کسب و کار خود را در فضایی کوچکتر ادامه دهید. همین طور چنین کاری باعث افزایش بهره وری در کارمندان شده و آن ها را با احساس بهتری همراه می سازد.

6) استخدام فریلنسرها جهت مدیریت هزینه ها در کسب و کار

هزاران فرد حرفه ای وجود دارند که تخصص خود را به صورت فریلنسری و دورکاری به انجام می رسانند. با استخدام فریلنسرها، امکان دسترسی به استعدادهای درخشان با صرف هزینه های کمتری را خواهید داشت.

7) از ابزارهای رایگان آنلاین بهره مند شوید

بعضی از شرکت ها هزینه زیادی برای خرید برنامه های دارای مجوزهای خاص می نمایند؛ زیرا به محصولات و خدمات رایگان اعتماد ندارند. اما این را باور داشته باشید که بسیاری از این خدمات آنلاین، تنها به دلیل قدیمی بودن رایگان شده و کارایی بسیار خوبی دارند. حتی اگر نرم افزار رایگان نمی خواهید، باید به سراغ نرم افزارهای فروشی ارزان قیمت تر بروید.

8) از خدمات رایگان فضای ذخیره سازی ابری بهره ببرید

از چاپ کردن و هدر دادن پول روی جوهر و کاغذ و نگهداری آن ها، خسته شده اید؟ هزینه دیسک های سخت ذخیره سازی نیز جای خود را دارد. بهترین راهکار استفاده از سرویس های ذخیره سازی ابری و آنلاین است. در این حوزه خدمات رایگان زیادی وجود دارد که می توانید از آن ها بهره ببرید. نگران نباشید، این خدمات کاملا ایمن بوده و هرگز داده های شما مورد سوء استفاده قرار نخواهند گرفت.

9) به دنبال تخفیفات بیمه باشید

لازم نیست با اولین شرکت بیمه قرارداد ببندید. شرکت های بیمه مختلف را رصد نموده و نوعی را انتخاب کنید که خدمات خوب را در قبال قیمت کمتر با تخفیفات ویژه ارائه می دهد.

مدیریت هزینه ها در کسب و کار

10) روزهای کاری خود را کاهش دهید

شما می توانید به جای 6 روز کار در هفته، آن را به 5 روز تبدیل نموده و به طور مثال پنج شنبه ها را تعطیل اعلام کنید. این به صرفه جویی در هزینه ها و افزایش بهره وری کارمندان منجر خواهد شد. ممکن است این امر را مضر در کارایی شرکت بدانید، اما ماجرا کاملا برعکس است. علاوه بر این که صورت حساب های هزینه ها و قبض های آخر ماه کاهش می یابند، کارمندان نیز روز شنبه با روحیه بهتری در محل کار حاضر شده و بازدهی کلی شرکت را بالا می برند.

11) هزینه های منظم شرکت را آنالیز کنید

برای این که بدانید آیا هر سال یا هر ماه عملکرد بهتر یا بدتری دارید، ضروری است که هزینه های ورودی و خروجی را کنترل کنید. این به کاهش هزینه ها نیز یاری خواهد نمود. به دست آوردن تصویری واقع بینانه از هزینه ها، به شما یاری می نماید تا در آن ها صرفه جویی داشته باشید.

12) روش های بازاریابی مدرن را دنبال کنید

یک لیست ایمیل مشتری ایجاد نموده و هر ماه آن را به روز رسانی کنید. تبلیغات سنتی را کاهش داده و به روش های بازاریابی مدرن روی بیاورید.

13) روی کیفیت تمرکز کنید

هرگز برای صرفه جویی، کیفیت را فدا نکنید. کیفیت همواره در ارائه خدمات یا فروش کالا تاثیرگذار خواهد بود. با پایین آوردن کیفیت نه تنها هزینه های خود را مدیریت ننموده و کاهش نداده اید، بلکه از سودآوری کاسته و کل کسب و کار را در ریسک قرار می دهید. کیفیت بالا، مشتریان را راضی نگاه می دارد و مشتریان راضی خریدهای بیشتری انجام داده و سودآوری تجارت را بالا خواهند برد.

به علاوه پایین آوردن کیفیت، شما را از میدان رقابت دور نموده و در این فاصله رقبای تجاری تان، نفس و جان تازه و بیشتری می گیرند. به این شکل کاهش هزینه ها فایده ای نداشته و دیگر نام تجاری برای شما باقی نمی ماند که به مدیریت هزینه های آن بیندیشید!

14) روی کارمندان خود سرمایه گذاری کنید

استخدام کارمند بسیار پرهزینه است، بنابراین اطمینان حاصل کنید که فردی که استخدام می کنید کاملا مناسب باشد. اخراج کارمندان و استخدام دوباره، هزینه بردار بوده و به اتلاف وقت و انرژی و ضمناً کاهش بهره وری منجر می گردد.

سخن پایانی

با کاهش و مدیریت هزینه ها در کسب و کار می توانید به کار خود رونق بیشتری بخشیده و آن را در راستا سازندگی قرار دهید. اگر کسب و کار شما تیمی و گروهی است توصیه می کنیم 25 هدایت موثر در مدیریت کار گروهی را نیز در انگیزه مطالعه کنید.

شما از چه روش هایی برای کاهش هزینه های کسب و کار کوچک یا عظیم خود، استفاده می کنید؟ این روش ها را در بخش پیغام های انگیزه، با خوانندگان دیگر به اشتراک بگذارید.

منبع: مجله انگیزه